KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA İLİŞKİN
GENEL AYDINLATMA METNİ
VERİ SORUMLUSU BİLGİLERİ |
|
ERCİYES ÜNİVERSİTESİ | |
ADRES | Yenidoğan Mahallesi Turhan Baytop Sokak No:1 38280 TALAS / KAYSERİ |
TELEFON | 0 (352) 207 66 66 |
FAKS | 0 (352) 437 49 31 |
E-POSTA | kvkk@erciyes.edu.tr |
KEP | erciyesuni@hs01.kep.tr |
Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında, kişisel veri işleme, kişisel
verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt
sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla kişisel verilerinizi
elde etmemiz, kaydetmemiz, muhafaza etmemiz, saklamamız, güncellememiz,
açıklamamız, sınıflandırmamız, elde edilebilir hale getirmemiz, mevzuatın izin
verdiği üçüncü kişilerle paylaşmamız veya onlara devretmemiz gibi konularda
kişisel veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi ifade etmektedir.
İş bu aydınlatma metni 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun “Veri
Sorumlusunun Aydınlatma Yükümlülüğü” başlıklı 10 uncu maddesi ile 10 Mart 2018
tarihli Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar
Hakkında Tebliğ gereğince sizlerin kişisel verilerine ilişkin aydınlatmayı yapma
amacıyla tarafımızca hazırlanmıştır.
Ayrıca işbu aydınlatma metninde kişisel veri ve özel nitelikli kişisel veri
ayrımı yapılmamış olup her iki kavram da “kişisel veri” kavramı altında
toplanmıştır.
Aşağıda bu metni açıklığa kavuşturmak adına bazı kavramların tanımlarına yer
verilmiştir;
KİŞİSEL VERİ | Kimliği belirli ya da belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi. |
İLGİLİ KİŞİ | Kişisel verisi işlenen gerçek kişi. |
ÖZEL NİTELİKLİ (HASSAS) KİŞİSEL VERİ |
Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri özel nitelikli kişisel veridir. |
VERİ SORUMLUSU | Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişidir. |
VERİ İŞLEYEN | Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişidir. |
AÇIK RIZA | Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rızadır. |
KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ | Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemdir. |
KİŞİSEL VERİLERİNİZİN İŞLENMESİNDE UYULAN GENEL İLKELER
Üniversitemiz tarafından sunulan tüm hizmetler kapsamında kişisel verileriniz 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun “Genel İlkeler” başlıklı 4 üncü maddesinin 2 inci fıkrası gereğince;
KİŞİSEL VERİ TOPLAMANIN YÖNTEMİ VE HUKUKİ SEBEBİ
Sizlerin ERCİYES ÜNİVERSİTESİ ile aranızdaki ilişkiye göre işlemekte olduğumuz
kişisel verileriniz değişkenlik gösterebilmektedir. Kişisel verileriniz somut
duruma göre yazılı, sözlü beyanlar, kurum kaynaklar, resmi yazışmalar, görsel
ögeler, formlar üzerinden edinilen bilgiler, sözleşmeler, dilekçeler,
tutanaklar, başvurular, santral, ortak alan güvenlik kameraları, internet
siteleri, üniversite ve ders yönetim sistemleri, internet sitesi ziyaretlerinde
bilgisayarlarda kullanılan çerezler ve benzeri vasıtalarla fiziki ve elektronik
ortamda toplanabilmektedir.
Kişisel verileriniz ilgili faaliyet kapsamında 6698 sayılı Kişisel Verilerin
Korunması Kanunu 5 inci ve 6 ncı maddesinde yer alan işleme şartları ve
amaçlarına uygun olarak toplanmaktadır.
KİŞİSEL VERİLERİNİZİN İŞLENME AMAÇLARI
Kişisel verileriniz şu sebeplere dayalı olarak işlenebilmektedir;
• Üniversitemizin hizmet faaliyetlerinin tüm yasal mevzuat çerçevesinde
sunulabilmesi için veri işlemenin gerekli olması,
• 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu, ilgili ikincil düzenlemeler ve Yükseköğretim
Kurumu (YÖK) tarafından getirilen eğitim faaliyetlerine ve denetime ilişkin ve
sair yükümlülüklerin karşılanması,
• Tüm kanunlardan ve ikincil düzenlemelerden doğan/doğabilecek yasal ve
düzenleyici yükümlülüklerin ve gerekliliklerin yerine getirilebilmesi ve buna
ilişkin tedbirlerin alınması,
• Üniversitemizin ulusal ve uluslararası düzeyde eğitim ve öğretim, bilimsel
araştırma, yayın ve danışmanlık hizmeti verebilmesi ve bunun sürdürülebilmesinin
sağlanması,
• Öğrencilerin başarılarının ölçülmesi, değerlendirilmesi ve takibinin
sağlanabilmesi,
• Üniversitemizin idari birimlerinin hizmet faaliyetlerini yerine
getirilebilmesi,
• Bilimsel, idari ve akademik çalışmaların yürütülebilmesi,
• Üniversitemizce sunulan eğitim ve hizmetlerin önerilmesi ve tanıtımının yerine
getirilebilmesine yönelik faaliyetler gerçekleştirilebilmesi,
• Eğitim, etkinlik, seminer, toplantı gibi organizasyonlara katılım taleplerinin
yerine getirilmesinin sağlanması,
• Şikâyet, öneri ve taleplerin gereğinin yerine getirebilmesi ve yerine
getirilen/cevaplandırılan başvuruların geri bildiriminin ilgili birimlerce
gerçekleştirilmesi,
• İletişim faaliyetlerinin yürütülmesi,
• CİMER, SABİM ve bilgi edinme hakkı çerçevesinde gelen başvuruların
değerlendirilmesi,
• Öğrencilerin, idari ve akademik personelin, ziyaretçilerin,
tedarikçi/tedarikçi çalışanı, iş ortaklarının, ürün veya hizmet alan kişilerin
vs. can ve mal güvenliğinin sağlanabilmesi ve korunabilmesi ile Üniversitemizin
fiziksel güvenliğinin ve denetiminin sağlanabilmesi,
• Üniversitemizin eğitimde iyileştirme politikaları ve buna ilişkin süreçlerinin
planlanması ve icrasının sağlanması,
• İhale süreçlerinin yürütülebilmesi ve alınan mal/hizmetlerden kaynaklanan
finans ve muhasebe işlerinin yürütülebilmesi,
• Üniversitemiz öğrencilerinin iş hayatına uyumunun sağlanması ve iş
kurabilmelerine yardımcı olunması,
• ERÜ mezun platformunda üyelerin akademik ve profesyonel hayat tecrübelerini
paylaşabilmeleri, mezun ilişkilerinin yönetilmesi, kariyer fırsatları ve iş
imkânlarına yönelik çalışmalar yapılabilmesi,
• İlgili Kanunlar uyarınca Üniversitemizce imzalanan sözleşme gereklerinin ifası
ve bu sözleşmeler kapsamında hizmet alımlarının sağlanabilmesi, sözleşme
süreçlerinin yürütülebilmesi,
• Üniversitemiz öğrencileri ile akademik ve idari personeli hakkında açılan veya
açılabilecek disiplin soruşturması süreçlerinin doğru bir şekilde
yürütülebilmesi,
• Yargı organlarının ve/veya idari makamların istediği bilgi ve belge
taleplerinin yerine getirilmesi,
• Veri güvenliğinin sağlanması için Üniversitemiz bünyesinde gerekli idari ve
teknik tedbirlerin alınması,
• Üniversitemiz bünyesindeki tüm çalışanların ilgili mevzuat gereğince mali ve
özlük haklarının tespiti ve yürütülebilirliğinin sağlanması,
• Kamu düzeninin ve kamu güvenliğinin sağlanması,
• Üniversitemizin iş sağlığı ve güvenliğini sağlama ve geliştirmeye ilişkin
yükümlülüklerin yerine getirilmesi,
• Öğrenci merkezli eğitimin iyileştirilmesi için sürekli iyileştirme
politikalarını faaliyete geçirilmesi,
• Yurtiçi ve yurt dışı üniversiteler ile öğrenci değişim programları
süreçlerinin planlanması ve yürütülebilmesi,
• Üniversitemizin insan kaynakları süreç ve politikalarının verimli bir şekilde
yürütülebilmesi,
• Denetim/Etik faaliyetlerinin yürütülmesi,
• Eğitim-öğretim etkinliğini artıracak öğrenme ortamlarını yeterli ve uygun
donanıma sahip olmasının sağlanması,
• Üniversitemizde eğitim alan öğrencilere ve çalışan tüm birimlerdeki personele
gerekli sağlık hizmetinin sunulabilmesi,
• Üniversitemiz faaliyetleri çerçevesinde birimlerimizce saklama ve arşiv
faaliyetlerinin yürütülmesi,
amaçlarıyla Üniversitemizin tüm yasal düzenlemelerce yükümlü ve yetkili
kılındığı temel olarak eğitim ve öğretim faaliyetinin doğru ve verimli bir
şekilde ifası amacıyla etkileşim içinde olduğu tüm hizmet alanlara en iyi
şekilde hizmetin ifası amacıyla kişisel verileriniz işlenmekte olup gerekli veri
güvenliği sağlanarak fiziki ve elektronik ortamda işlenmektedir.
İŞLENEN KİŞİSEL VERİLERİNİZİN AKTARIM BİLGİSİ
Üst başlıkta yer verdiğimiz kişisel verilerin işlenme amaçları doğrultusunda
gerekli güvenlik önlemlerini de almak suretiyle kişisel verileriniz;
• Kanuni yükümlülüklerimizin yerine getirilmesi için izin verilen veya yükümlü
kılınan ilgili kamu kurum ve kuruluşlarının talepleri doğrultusunda ve talep
amaçlarıyla sınırlı olarak hukuken yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına,
• Yargısal süreçlerin yürütülebilmesi veya takibinin sağlanması amacıyla ilgili
yargı makamlarına, yetkili üçüncü kişi ile kurum ve kuruluşlarına,
• Yurt içi ve yurtdışı görevlendirmeleri ve değişim programları kapsamında
anlaşılan ilgili üniversitelere,
• Üniversitemiz bünyesinde sunmuş olduğumuz faaliyet ve hizmet amacı
doğrultusunda işbirliği yaptığımız iş ortaklarına, tedarikçilere, alt
işverenlere, anlaştığı hizmet alıcılarına sözleşme gereklerinin yerine
getirilmesi ve sözleşme kapsamında hizmet alımlarının sağlanması için gerekli
olduğu ölçüde,
• Çalışanlarımızın ve anlaştığımız tedarikçi firma çalışanlarının kişisel
verilerini bankacılık ve finans işlemleri ile maaş ödemelerini gerçekleştirmek
amacıyla, sınırlı olarak anlaşmalı olduğumuz banka ve finans kurumlarına;
• Gerekli olan acil ve tıbbi müdahalelerin gerçekleştirilebilmesi için
hastaneler ve sağlık kuruluşlarına,
• Eğitim-öğretim faaliyetin sürdürülmesi temel amacıyla Üniversitemizin ilgili
birimlerine,
6698 sayılı Kanun’un 8. ve 9. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme
şartları ve amaçları çerçevesinde aktarılabilecektir.
Üniversitemiz sizlerin kişisel verilerini, yukarıda belirtilen amaçlarla sınırlı
olarak; Üniversite ve/veya Üniversiteye bağlı birimlerin tabi olduğu, başta 2547
sayılı Yükseköğretim Kanunu olmak üzere, diğer ilgili tüm kanun ve sair yasal
mevzuatta yer alan yasal süre boyunca saklanmaktadır. Kanunlarda veri işlenme
sürelerine ilişkin değişiklik yapılması halinde, belirlenen yeni süreler esas
alınacaktır.
İLGİLİ KİŞİLER OLARAK HAKLARINIZ ŞUNLARDIR;
a) Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme,
b) Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
c) Kişisel verilerinin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp
kullanılmadığını öğrenme,
d) Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri
bilme,
e) Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların
düzeltilmesini isteme,
f) Kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
g) Kişisel verilerin düzeltilmesi, silinmesi veya yok edilmesine ilişkin
işlemlerin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
h) İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi
suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
i) Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması
hâlinde zararın giderilmesini talep etme.
ÜNİVERSİTEMİZE BAŞVURU USUL VE YÖNTEMİ
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun “İlgili Kişinin Hakları”
başlıklı 11. Maddesinde yer alan taleplerinizi, 10.03.2018 tarihli ve 30356
sayılı Resmi Gazetede yayımlanan “Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları
Hakkında Tebliğe” göre ERCİYES ÜNİVERSİTESİ’ nin “Yenidoğan Mahallesi Turhan
Baytop Sokak No:1 38280 TALAS / KAYSERİ” adresine yazılı olarak veya Başvuru Formu’ nun ıslak imzalı bir nüshasını, Üniversitemizin Genel Evrak Birimine
kimliğini tespit edici bir belge ile şahsen teslim ederek veya 5070 sayılı
Elektronik İmza Kanunu’nda tanımlı olan “güvenli elektronik imza” sertifikasına
sahip bir elektronik ya da mobil imza ile imzalayarak, “Üniversitenin Kayıtlı
Elektronik Posta (KEP)” adresi olan erciyesuni@hs01.kep.tr adresini
kullanarak gönderebilirsiniz. Üniversitemize iletilen talepler, hemen ve en geç
30 gün içinde cevaplandırılacaktır. İşlemin ücret gerektirmesi halinde; Veri
Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’ in 7 inci maddesinde
belirlenen işlem ücreti karşılığında, yazılı olarak veya elektronik ortamda
cevaplandırılacaktır.
Üniversitemiz iş bu aydınlatma metni üzerinde 6698 sayılı Kişisel Verilerin
Korunması Kanunu ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından yeni düzenlemeler
getirilmesi halinde değişiklik yapma hakkını saklı tutar.
ERCİYES ÜNİVERSİTESİ İLGİLİ KİŞİ BAŞVURU FORMU | |
|
ERCİYES ÜNİVERSİTESİ İLGİLİ KİŞİ BAŞVURU FORMU |